ASPECTOS GENERALES DE LA AUDITORIA
Auditoría Administrativa explicación sencilla.
Dicho de una manera más simple, una auditoría es una revisión cuidadosa que se realiza a las empresas y organizaciones para entender cómo funcionan, identificar sus puntos fuertes y áreas de mejora.
Este proceso permite evaluar diferentes aspectos de una organización, usando métodos detallados de análisis. El objetivo principal de una auditoría es encontrar cómo se puede mejorar la rentabilidad y eficiencia en las distintas áreas de una empresa.
Objetivos de una auditoría administrativa
Toda auditoría administrativa busca dar con las deficiencias o debilidades de las diversas regiones de una empresa, para corregirlas o solventarlas. Esto significa lo siguiente:
- Optimizar la administración de los recursos por parte de la empresa.
- Evaluar el servicio (o producto) brindado por la empresa, de cara a la satisfacción del cliente.
- Aumentar los niveles de calidad y competitividad mediante diversos mecanismos y planes de gestión .
- Identificar los aciertos administrativos y replicarlos en situaciones semejantes.
- Analizar las funciones de cada división de la empresa en relación con las demás.
- Generar y proponer nuevos esquemas organizativos que resuelvan problemas a niveles macro o micro empresariales.
Características de la auditoría administrativa- Evalúa la gestión y operaciones de una entidad gubernamental.
- Determina si se están haciendo de manera eficiente.
- Determina si se están haciendo de manera efectiva.
- Determina si se están haciendo de manera conforme a las normas y leyes vigentes.
Justificación Las organizaciones que deseen alcanzar mayores niveles de eficiencia y eficacia, deben constantemente controlar sus funciones, procesos y operaciones. Por lo tanto no basta con elaborar planes sofisticados, éstas necesitan realizar auditorías administrativas que abarquen una revisión y evaluación sistémica de los objetivos, planes y programas de la organización; su estructura orgánica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la organización y el medio en que se desarrolla, en función de su eficiencia operacional, minimización de costos y maximización de beneficios, siendo el resultado de la auditoria una opinión de la eficiencia en toda la organización o parte de ella.La Auditoria Administrativa debe ser realizada por una persona capaz de emitir una opinión imparcial y profesional, basándose en una revisión exhaustiva delas evidencias plasmadas en el examen realizado a las áreas funcionales objeto de estudio. Es por ello, que esta asignatura tiene pertinencia y es completamente justificable su inclusión dentro de la carrera del Licenciado en Administración, ya que éste es el profesional, dado su perfil académico, que mejor puede desempeñar el rol de Auditor Administrativo y quien se encuentra facultado legalmente para hacerlo según la Ley del Ejercicio de la Profesión del Licenciado en Administración.
- Evalúa la gestión y operaciones de una entidad gubernamental.
- Determina si se están haciendo de manera eficiente.
- Determina si se están haciendo de manera efectiva.
- Determina si se están haciendo de manera conforme a las normas y leyes vigentes.
Tipos de auditoría administrativa
Existen dos tipos fundamentales de auditoría administrativa:
- Funcional. Se enfoca en el desempeño y la idoneidad de los cargos gerenciales y las dinámicas propuestas desde estos.
- Analítica. Se centra en la comprensión de los procesos mismos que se ponen en marcha dentro de la estructura de la empresa.
Estándares
El programa estándar es aquel que se formula con las características más generales de las cuentas y que se almacena de igual manera en distintas empresas. Por esta razón, lleva el nombre de estándar, ya que implica que puede ser aplicable en términos generales en cualquier entidad.
Procedimientos
Una propuesta de metodología para el desarrollo de la Auditoría Administrativa basada en nuestras experiencias, considera ocho fases generales:
1) Investigación preliminar.
2) Diagnóstico preliminar.
3) Definición de criterios de valoración.
4) Definición y diseño de instrumentos.
5) Programación.
6) Recopilación y revisión de información.
7) Evaluación.
ENFOQUES INTERNACIONALES DE AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
Expone que la auditoría administrativa involucra, además del examen de la estructura del control para determinar su eficiencia, un examen y evaluación de la eficiencia con que se manejan los recursos y resultados alcanzados en el desempeño de una función gerencial.
Auditoria Administrativa
“Una auditoría
administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con
el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de
mejora para innovar el valor y lograr una ventaja competitiva sustentable”
Enrique Benjamín Franklin.
Auditoría
externa
La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica.
Las auditorías
internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su
cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y
se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de
control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz.
Cuando la
auditoría está dirigida por Contadores Públicos profesionales independientes,
la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja
definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses de los
accionistas, los acreedores y el Público.
La
imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor
interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la
alta administración, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser,
esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros.
Por esto se
puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino
parecerlo para así obtener la confianza del Público. La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel
de la dirección de la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no puede ni
debe tener autoridad de línea sobre
ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman parte de la
planta de la oficina de auditoría
interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las
operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar
sobre los mismos, para que la alta dirección toma las medidas necesarias para
su mejor funcionamiento. La auditoría interna solo interviene en las
operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y
decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo
es una función asesora.
Auditoría operacional.
Auditoría operacional.
Auditoría Financiera.
·
Auditoría Administrativa : es la que se encarga de
verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto
funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo
y lo que incide en ellos es su objetivo
también
el evaluar la calidad de la administración en su conjunto.
- Auditoría operacional: es la que se encarga de promover la eficiencia en las operaciones, además de evaluar la calidad de las operaciones.
- Auditoría financiera: es el examen total o parcial de la información financiera y la correspondiente operacional y administrativa, así como los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa información.
Nuevas Tecnologías
El uso de
tecnología ha revolucionado el campo de las auditorías, transformando
radicalmente las metodologías y procesos utilizados. Las herramientas
tecnológicas avanzadas, como el análisis de datos masivos, la inteligencia
artificial y el blockchain, están siendo incorporadas para mejorar la
precisión, eficiencia y alcance de las auditorías. Estas innovaciones permiten
a los auditores analizar grandes volúmenes de información de manera rápida y
efectiva, detectar anomalías y patrones irregulares, y realizar auditorías más
profundas y confiables.
Historia y
Evolución de las Auditorías
La historia y
evolución de las auditorías se extiende desde métodos tradicionales hasta la
moderna era digital. Originalmente, las auditorías se centraban en la revisión
manual y minuciosa de los registros contables, donde los auditores dependían de
técnicas de muestreo y verificación física de documentos. Con el advenimiento
de la era digital, la profesión ha experimentado una transformación
significativa. El uso de computadoras y software especializado ha permitido a
los auditores procesar y analizar grandes volúmenes de datos con mayor rapidez
y precisión.
La introducción
de tecnologías como la inteligencia artificial, el análisis de datos y el
blockchain ha revolucionado aún más el campo, permitiendo auditorías más
profundas, predictivas y automatizadas. Estos avances han mejorado no solo la
eficiencia y efectividad de las auditorías, sino también su capacidad para
detectar fraudes y errores, marcando una nueva era en la evolución de las
prácticas de auditoría.
Impacto de
la Tecnología en las Auditorías
El impacto de
la tecnología en las auditorías ha sido transformador y multidimensional. Con
la incorporación de herramientas digitales avanzadas, las auditorías se han
vuelto más eficientes, precisas y amplias. La tecnología, especialmente el
análisis de datos, la inteligencia artificial y la automatización, ha
facilitado la revisión y el análisis de grandes conjuntos de datos, lo que
permite a los auditores identificar tendencias, anomalías y posibles áreas de
riesgo con mayor rapidez y exactitud. Esta evolución tecnológica no solo ha
mejorado la calidad y profundidad de las auditorías, sino que también ha
acelerado los procesos, permitiendo a los auditores enfocarse en aspectos más
estratégicos y de asesoramiento. Además, la tecnología ha mejorado la
transparencia y la trazabilidad en las auditorías, fortaleciendo la confianza
en los resultados y apoyando una mejor toma de decisiones tanto para las
empresas como para sus stakeholders.
Herramientas Tecnológicas en la Auditoría
En el ámbito de
la auditoría, la incorporación de diversas herramientas tecnológicas ha marcado
un punto de inflexión en la eficiencia y efectividad de las prácticas de
auditoría. Entre los softwares y aplicaciones más comunes se encuentran los
sistemas de análisis de datos como ACL, IDEA, y Tableau, que permiten a los
auditores realizar análisis complejos y manipulación de grandes volúmenes de
datos. Herramientas de inteligencia empresarial como SAP y Oracle ofrecen
soluciones integrales para la gestión y revisión de procesos empresariales. Por
otro lado, softwares de auditoría como Caseware y Wolters Kluwer facilitan la
automatización de tareas rutinarias y la gestión de la documentación de
auditoría. Además, la adopción de tecnologías emergentes como blockchain y la
inteligencia artificial está comenzando a jugar un papel crucial en el
desarrollo de nuevas aplicaciones para auditoría. Estas herramientas no solo
mejoran la precisión y la cobertura de las auditorías, sino que también
proporcionan insights valiosos y mejoran la toma de decisiones estratégicas.
Auditoría y
Big Data
La integración
de la auditoría y el Big Data ha significado una revolución en la forma en que
se realizan los análisis de datos a gran escala. Esta sinergia permite a los
auditores manejar y examinar vastas cantidades de información, trascendiendo
los métodos tradicionales de muestreo para abarcar análisis de datos completos.
Con herramientas de Big Data, los auditores pueden identificar patrones,
tendencias y anomalías que antes pasaban desapercibidas, mejorando
significativamente la capacidad para detectar fraudes, ineficiencias y riesgos
potenciales. La minería de datos, el aprendizaje automático y las técnicas de
análisis predictivo se han vuelto fundamentales en este proceso, proporcionando
insights más profundos y una mejor comprensión del rendimiento y la salud
financiera de las empresas auditadas. Esta evolución no solo ha incrementado la
precisión y el alcance de las auditorías, sino que también ha abierto nuevas
avenidas para la asesoría y el valor agregado que los auditores pueden ofrecer,
marcando un antes y un después en el campo de la auditoría financiera y la
auditoría operativa.
Inteligencia
Artificial en Auditorías
La
incorporación de la Inteligencia Artificial (IA) en el campo de las auditorías
representa un avance significativo, transformando las metodologías y mejorando
la eficacia de los procesos de auditoría. La IA permite a los auditores
analizar grandes volúmenes de datos con una velocidad y precisión sin
precedentes, identificando patrones, anomalías y posibles indicadores de riesgo
o fraude. Herramientas basadas en IA, como el aprendizaje automático y el
procesamiento de lenguaje natural, facilitan la revisión de documentos y
transacciones, y permiten realizar análisis predictivos y prescriptivos.
Una crisis como la actual pandemia originada por COVID-19 se ha constituido en un riesgo materializado que, además de afectar el bienestar de la población en general, ha tenido un gran impacto en organizaciones de todo el mundo. En este entorno, la auditoría puede cumplir un papel fundamental al evaluar cómo la crisis ha afectado la seguridad de empleados y clientes, así como los procesos al interior de las compañías y acompañando, desde su posición, la toma de decisiones ágil y objetiva, manteniendo el cumplimiento de las normas profesionales.
Para los
auditores, esta situación representa un gran desafío. Hay diversas prioridades
por atender y variados y novedosos riesgos por abordar. En particular, la
atención y el enfoque de la auditoría es vital en situaciones tales como la
colaboración empresarial, la agilidad en la planificación de auditoría, las
capacidades del equipo y los riesgos específicos de auditoría y comunicación.
Respecto de la
colaboración empresarial, los auditores deben reevaluar los riesgos para
enfocarse en los temas más importantes. La pandemia requiere que los auditores
piensen en cómo agregar valor. Esto implica hacer un buen uso de la
objetividad, perspectiva y la posición de la auditoría al interior de las
compañías, para proporcionar seguridad en tiempo real y evaluar las decisiones
con perspicacia. Hay que centrarse en cómo poder ayudar. La auditoría debe
tener una actitud de vanguardia y visión de futuro, que sea inspiradora y
contribuya a una gestión proactiva fortaleciendo el entorno de control como
apoyo de la estrategia empresarial. A ello contribuye una actividad de
monitoreo en tiempo real, para obtener resultados oportunos y responder
ágilmente a los cambios en los perfiles de riesgo.
Con el cambio en los procesos operativos, el trabajo a distancia, el intensivo uso de herramientas tecnológicas, etc., es necesario que la auditoría supervise y mida el impacto de la pandemia en la organización y el consecuente riesgo de fraude, que se potencializa dadas las circunstancias. Abordar este riesgo debe incluir el uso de un mecanismo para supervisar y coordinar proactivamente las actividades de aseguramiento de auditoría relacionadas con el fraude. Las amenazas potenciales pueden incluir ciberataques, ataques de phishing, fraude bancario, acceso no autorizado a sistemas críticos y otras estafas. stante de las auditorías en el mundo empresarial moderno.
- Planeación o preparación de la auditoría.
- Planeación específica de la auditoría.
- Ejecución de la auditoría.
- Remediación.
- Cierre de la auditoría.
Estrategias
para una auditoría
1.
TOME UN ENFOQUE INTELIGENTE PARA LA PLANIFICACIÓN
Un sólido plan de auditoría es la base de
una auditoría eficiente y efectiva. Al realizar sus procedimientos de
planificación, tómese el tiempo para conocer realmente a los clientes y lo que
está sucediendo en su industria. Asegúrese de que los miembros más
experimentados del equipo de participación estén muy involucrados en la
identificación de riesgos y respuestas de auditoría.
Una vez que se ha establecido el plan de
auditoría, haga un mapa de la auditoría en una nota, exponiendo los riesgos más
grandes, las estrategias para mitigar cada riesgo y las referencias sobre dónde
se realizará el trabajo. Esto le dará al socio una visión general rápida de las
áreas de auditoría que más importan, al tiempo que proporciona enlaces a los
documentos de trabajo. Continúe actualizando la nota a medida que avanza la
auditoría y se identifican nuevos riesgos.
Al hacer referencia al plan de auditoría, asegúrese de que sus programas de auditoría se hayan adaptado para abordar los riesgos únicos de su cliente. Para las empresas que utilizan materiales estandarizados de proveedores externos, la eliminación activa de los procedimientos que no son necesarios para respaldar la opinión de auditoría puede aumentar la eficiencia y centrar la atención del equipo de auditoría en las cuentas y áreas que representan el mayor riesgo.
Si los equipos de auditoría de su empresa
han adoptado un enfoque SALY ("el mismo año pasado") o, lo que es
peor, si han estado realizando los procedimientos que aparecen en el programa
de auditoría de un proveedor externo, independientemente de consideraciones de
riesgo, pueden perder una oportunidad para hacer ganancias significativas en
eficiencia y efectividad.
2.
PROCURE LA NORMALIZACIÓN
Aunque las empresas pueden tener
procedimientos estandarizados de auditoría, cada socio a menudo tiene sus
propias preferencias de papel de trabajo, lo que puede crear ineficiencias
cuando los miembros del personal documentan su trabajo. La solución es exigir
que todos los auditores utilicen documentos de trabajo estandarizados. Para
garantizar la documentación adecuada, utilice un formato diseñado para cumplir
con AU-C Sección 230, que cubre la naturaleza, el alcance y el calendario de
los procedimientos; los resultados de esos procedimientos; y cualquier hallazgo
significativo, problemas o juicios profesionales.
Las empresas deben usar marcas
estandarizadas para evitar repeticiones innecesarias en los documentos de
trabajo. También deben diseñar documentos de trabajo para lograr propósitos
múltiples. Por ejemplo, las empresas pueden usar el mismo documento para analizar
una cuenta del balance y cuentas de resultados relacionadas (por ejemplo,
activos fijos y gastos de depreciación) así como proporcionar la información
necesaria para el estado de flujos de efectivo de la entidad (por ejemplo,
adiciones de activos fijos y cesiones), divulgaciones requeridas (por ejemplo,
cronograma de depreciación) y / o declaración de impuestos.
Eliminar la documentación innecesaria del
cliente en el archivo también aumenta la eficiencia. Por ejemplo, cuando un
auditor agrega copias de los extractos bancarios de los clientes a un archivo
de auditoría, debe escanear los documentos, vincular la información pertinente
con la conciliación bancaria y obtener la firma de un supervisor. Esto lleva
mucho tiempo y podría llevar a una exposición legal. Recuerde: no todos los
procedimientos de auditoría necesitan su propio documento de trabajo. La
naturaleza, el tiempo, la extensión y los resultados de algunos procedimientos
pueden documentarse agregando unas pocas oraciones al programa de auditoría.
3.
DOCUMENTE AHORA, AHORRE TIEMPO MÁS TARDE
En lugar de documentar al realizar los
procedimientos de auditoría, los auditores en el campo a veces deciden ponerse
al día con la documentación más adelante. Sin embargo, hay una buena razón por
la que el estándar exige completar este paso de inmediato. Es más probable que
la documentación sea precisa si se realiza más temprano que tarde. Este enfoque
también evita que el preparador tenga que recordar grandes cantidades de
información o repetir tareas una vez que se realiza el procedimiento.
Además, cumplir con los requisitos de la
Sección 230 de la AU-C documentando de manera oportuna permite a los
supervisores y socios pasar menos tiempo tratando con preguntas innecesarias y
malentendidos. Mejora las posibilidades de que los papeles de trabajo se puedan
revisar en el campo y de que un borrador del informe y la carta de
administración estén listos antes de salir de la oficina del cliente. Es mucho
más fácil identificar los problemas y responder las preguntas al personal del
cliente cuando trabajas en el pasillo de ellos después de que abandonas el
campo y tratas de atar cabos sueltos.
Completar el proceso de revisión y emitir
el informe de auditoría de manera oportuna también limita la responsabilidad
del auditor para los procedimientos posteriores de eventos. Cuando el trabajo
de auditoría se realiza el 31 de marzo, pero el informe no se emite hasta
septiembre, el auditor debe considerar los eventos que han tenido lugar
mientras tanto. Esto podría requerir una reunión con el cliente y la
realización de varios procedimientos para garantizar que no haya ocurrido nada
que deba incluirse en las declaraciones de los estados financieros. La
finalización oportuna del informe evita estos pasos adicionales.
4.
ESTÉ PREPARADO PARA LO QUE VA ADELANTE
Una buena documentación también mejora la
eficiencia en las auditorías posteriores del año. Al documentar adecuadamente,
el auditor proporcionará al equipo de auditoría del próximo año un registro de
asuntos de importancia continua, ayudándolos a evitar la duplicación de
esfuerzos y brindándoles una base sólida sobre la cual construir. Pueden
caminar con una mejor comprensión de lo que viene y la información que se
necesita, y no tienen que empezar de cero.
Los
auditores también estarán en mejor forma cuando se trata de inspecciones
internas, revisiones por pares e inspecciones regulatorias. Con una
documentación más completa, se debe dedicar menos tiempo a responder preguntas
e inquietudes durante las revisiones o inspecciones. Al desarrollar un conjunto
coherente de documentos de trabajo, es menos probable que el auditor deba
rehacer el trabajo ya realizado en el campo, realizar solicitudes de
seguimiento a los clientes o, en el peor de los casos, recordar un informe de
auditoría.
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